Quali documenti servono per capire se il Modello 231 va aggiornato dopo una criticità ambientale? Non basta raccogliere autorizzazioni e verbali: occorre verificare se, al momento del fatto o del cambiamento, attività sensibili, protocolli decisionali, deleghe, controlli e flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza erano coerenti con l’operatività effettiva. L’aggiornamento è da valutare quando questa coerenza risulta incerta, non come conseguenza automatica di ogni anomalia.
La decisione utile è distinguere tre esiti: il presidio documentale conferma che ruoli e procedure coprivano il processo interessato; il modello resta pertinente ma richiede un adeguamento mirato di procedura, delega o flusso OdV; oppure la criticità rivela un processo non mappato o un potere non governato, da sottoporre a una revisione più ampia. La presenza del Modello 231 non consente, da sola, conclusioni sulla responsabilità dell’ente né sull’efficacia esimente nel caso concreto.
In sintesi
- La prima verifica confronta la criticità con la mappa delle attività a rischio e con la parte speciale ambiente del modello.
- Una modifica di impianti, appaltatori, poteri o modalità di gestione dei rifiuti può rendere necessario rivalutare protocolli e deleghe, se cambia il processo realmente esposto.
- Il documento decisivo non è isolato: autorizzazioni, contratti, registrazioni, istruzioni operative e verbali devono ricostruire lo stesso processo e gli stessi responsabili.
- I flussi verso l’OdV vanno letti insieme a segnalazioni, controlli svolti e decisioni assunte dopo l’evento.
- Gli artt. 255-bis, 255-ter, 256 e 256-bis del D.Lgs. 152/2006 vanno usati per selezionare le evidenze pertinenti, non per dedurre che l’impresa abbia commesso una fattispecie.
Dal fatto alla decisione di aggiornamento
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 richiede che i modelli individuino le attività nel cui ambito possono essere commessi reati e prevedano protocolli per programmare formazione e attuazione delle decisioni dell’ente. Per questo, dopo una criticità ambientale, la domanda non è soltanto se esista un documento chiamato “procedura ambiente”, ma se quella procedura regolasse proprio il passaggio operativo interessato.
Se l’anomalia riguarda, per esempio, il conferimento di rifiuti tramite un soggetto esterno, la verifica deve collegare il contratto e le istruzioni operative all’effettiva attribuzione di poteri, alle autorizzazioni o iscrizioni applicabili, alle registrazioni disponibili e ai controlli previsti. Se invece la criticità nasce dopo il trasferimento di poteri o l’ingresso di un nuovo appaltatore, il punto da risolvere è se modello, delega e flusso OdV siano rimasti allineati al nuovo assetto.
Il risultato pratico può essere circoscritto. Se la mappa del rischio includeva il processo, la delega era vigente e specifica, la procedura indicava i controlli e l’OdV aveva ricevuto informazioni coerenti, l’intervento può concentrarsi sull’evidenza mancante o sulla correzione della procedura. Se uno di questi elementi non copre il processo reale, la revisione deve riguardare almeno quel segmento del modello. Cambierebbe questa conclusione la prova che il processo non era svolto dall’ente o che il soggetto coinvolto non disponeva dei poteri attribuitigli nei documenti.
Aggiornamento normativo da collocare nella verifica
Alla data del 27 settembre 2026, il D.L. 116/2025, convertito con modificazioni dalla L. 147/2025, ha modificato l’art. 25-undecies del D.Lgs. 231/2001. La verifica documentale deve quindi partire dal testo vigente e dal processo concretamente esposto, senza trasformare l’aggiornamento normativo in una presunzione di responsabilità o nella necessità di riscrivere integralmente il modello.
La selezione delle aree di controllo può considerare l’abbandono di rifiuti non pericolosi in casi particolari dell’art. 255-bis, l’abbandono di rifiuti pericolosi dell’art. 255-ter, l’attività di gestione non autorizzata di cui all’art. 256 e la combustione illecita dell’art. 256-bis. Sono riferimenti per interrogare i processi esistenti: non qualificano da soli un fatto aziendale.
Diagnosi operativa: tre controlli prima di modificare il modello
1. Ricostruire il processo che ha generato l’anomalia
Individuare il punto preciso: produzione, deposito, classificazione, movimentazione, affidamento a terzi, trasporto, recupero o smaltimento. Per quel punto occorrono cronologia dell’evento, istruzioni applicabili, registrazioni e documenti del rapporto con gli eventuali fornitori. L’obiettivo è separare una deviazione nell’esecuzione da un processo assente o descritto in modo non coerente con l’operatività.
2. Confrontare poteri dichiarati e poteri esercitati
Esaminare organigramma, deleghe, procure se pertinenti, incarichi operativi e verbali decisionali. La domanda è concreta: chi poteva decidere, chi doveva controllare e chi ha ricevuto l’informazione? Una delega generica o non aggiornata rispetto a impianti, appaltatori o funzioni cambiate non risolve questa ricostruzione.
3. Verificare la traccia del controllo e del flusso ODV
Mettere in sequenza report, segnalazioni, verbali dell’OdV, esiti dei controlli e azioni correttive. L’art. 6 attribuisce a un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli e di curarne l’aggiornamento. La documentazione serve quindi a capire se l’informazione rilevante era prevista, disponibile e gestita secondo i ruoli effettivi.
Per approfondire il raccordo tra attività a rischio, procedure e flussi, può essere utile la guida su modello 231 ambiente, procedure e flussi OdV.
Matrice per ordinare i documenti senza anticipare conclusioni
| Area di rischio | Fattispecie o processo da verificare | Documenti da confrontare |
|---|---|---|
| Abbandono o deposito | Art. 255-bis: abbandono, deposito o immissione nelle acque di rifiuti non pericolosi, nei casi e alle condizioni previsti dalla norma | Procedure di deposito e movimentazione, registrazioni disponibili, istruzioni al personale, evidenze di controllo |
| Rifiuti pericolosi | Art. 255-ter: abbandono, deposito o immissione nelle acque di rifiuti pericolosi, se il processo e le condizioni di legge sono pertinenti | Classificazione, procedure operative, deleghe, registrazioni applicabili e segnalazioni |
| Gestione di rifiuti | Art. 256: raccolta, trasporto, recupero, smaltimento, commercio o intermediazione, se svolti | Autorizzazioni, iscrizioni o comunicazioni applicabili, contratti, qualificazione dei fornitori e controlli |
| Combustione | Art. 256-bis: rischio di combustione illecita, se collegato alle attività reali | Istruzioni di presidio, segnalazioni, verbali, cronologia dell’evento e azioni correttive |
Questa matrice è uno strumento professionale di selezione delle prove documentali: non è un catalogo esaustivo degli obblighi né una conclusione su un illecito. L’art. 256 riguarda attività di gestione effettuate in mancanza della prescritta autorizzazione, iscrizione o comunicazione; occorre dunque accertare prima se l’attività sia stata effettivamente svolta e quale titolo fosse applicabile.
Documenti da preparare e segnali di urgenza
Per una prima lettura ordinata, preparare la versione vigente e le precedenti del Modello 231 e della parte speciale ambiente, risk assessment e mappa dei processi, procedure applicabili, deleghe e poteri, autorizzazioni e registrazioni pertinenti, contratti con fornitori, verbali, segnalazioni, flussi all’OdV, formazione ed evidenze dei controlli. La sequenza temporale è essenziale: un documento aggiornato dopo l’evento non dimostra, da solo, quale presidio fosse in vigore prima.
Meritano una valutazione tempestiva un’ispezione o una richiesta documentale, una segnalazione interna circostanziata, un evento con possibile impatto ambientale, una non conformità significativa o un cambiamento di impianti, appaltatori, funzioni e deleghe che renda dubbia l’adeguatezza del presidio. Il segnale di urgenza avvia una verifica organizzativa; non equivale a commissione di reato né ad applicazione automatica di sanzioni 231.
Devono essere coinvolti, secondo ruoli e poteri effettivi, organo dirigente, funzione HSE o ambiente, legale-compliance, responsabili delle operazioni o acquisti quando coinvolti, e OdV. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto mediante una prima analisi dei documenti aziendali e ambientali, dei ruoli, dei flussi decisionali e delle ricadute contabili, fiscali ed economico-organizzative; quando necessario, coordina gli approfondimenti con professionisti associati.
Conviene coinvolgere lo studio quando il confronto tra fatto, processo, poteri e documenti non consente di decidere se l’intervento sia mirato o più esteso. Nel contatto descrivere la situazione, il grado di urgenza e l’elenco dei documenti disponibili, senza inviare allegati riservati: le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo il primo contatto.
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