Per HSE e direzione, rendere difendibili i protocolli collegati all’art. 25-undecies significa poter ricostruire, per ogni processo ambientale rilevante, chi ha deciso, con quali poteri, quali controlli sono stati svolti e quali documenti sono stati trasmessi all’Organismo di Vigilanza. Non basta che una procedura esista: deve corrispondere al processo effettivo e lasciare evidenze riconoscibili.
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 richiede che il modello individui le attività nel cui ambito possono essere commessi reati, preveda protocolli per programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente, disciplini modalità di gestione delle risorse finanziarie e stabilisca obblighi informativi verso l’organismo deputato a vigilare. Per le imprese esposte a rischi ambientali, il raccordo tra HSE, direzione e amministrazione va quindi verificato sul fascio documentale che accompagna le decisioni operative.
In sintesi
- L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 richiede l’individuazione delle attività a rischio e specifici protocolli per le decisioni dell’ente.
- I flussi verso l’ODV e la gestione delle risorse finanziarie rientrano tra le esigenze espresse dall’art. 6.
- L’art. 25-undecies collega alla responsabilità dell’ente un catalogo di reati ambientali, incluse fattispecie del D.Lgs. 152/2006.
- Il D.L. 116/2025, convertito con modificazioni dalla L. 147/2025, ha aggiornato il testo dell’art. 25-undecies, con richiami agli artt. 255-bis, 255-ter, 256 e 256-bis.
- La difendibilità è una verifica documentale: occorre collegare processo, ruolo, decisione, spesa, controllo e informazione all’ODV senza trarre conclusioni preventive sul singolo caso.
Il caso tipo: un’ispezione fa emergere un flusso non ricostruibile
Si consideri un’impresa che riceve un verbale ispettivo relativo alla gestione dei rifiuti. L’HSE dispone di registri e comunicazioni operative; la direzione conserva l’approvazione di un fornitore; l’amministrazione ha documenti contrattuali e di pagamento; l’ODV ha ricevuto una nota sintetica, ma senza allegati né cronologia. I documenti esistono, ma non è immediatamente ricostruibile chi abbia verificato il titolo del soggetto incaricato, chi abbia autorizzato la spesa, quando sia stata rilevata un’anomalia e come l’informazione sia arrivata all’ODV.
Questo non consente di qualificare il fatto né di anticiparne le conseguenze. È però un segnale organizzativo concreto: il protocollo dichiarato deve essere confrontato con le attività svolte e con le prove disponibili. In urgenza, la priorità è ordinare gli atti ricevuti, conservare i documenti disponibili nella loro forma originaria, ricostruire una cronologia verificabile e individuare le scadenze che richiedono l’esame dei professionisti appropriati.
La sequenza di verifica tra HSE e direzione
- 1. Delimitare il processo. Identificare sito, flusso di rifiuti o titolo abilitativo coinvolto, periodo da esaminare e atto che ha attivato la verifica.
- 2. Ricostruire la decisione. Confrontare incarichi, deleghe, poteri di firma, autorizzazioni interne e soggetto che ha operato o approvato.
- 3. Collegare le evidenze. Associare a ogni passaggio il documento disponibile: registro, formulario, titolo, contratto, ordine, fattura, comunicazione o verbale.
- 4. Verificare il flusso ODV. Individuare data, destinatario, contenuto, allegati e azioni sottoposte all’attenzione dell’organismo.
- 5. Separare le lacune dalle conclusioni. Segnalare ciò che richiede approfondimento senza completare retroattivamente documenti o ricostruzioni non verificabili.
Approfondisci il raccordo tra direzione, deleghe e tenuta documentale ex art. 25-undecies.
La matrice di rischio da usare nel confronto documentale
La matrice non sostituisce la qualificazione tecnica o legale del caso concreto. Serve a rendere visibile il punto in cui una procedura, una delega o un flusso informativo non trova corrispondenza nelle evidenze disponibili.
Rifiuti: affidamento e tracciabilità
- Area di rischio: produzione, deposito, affidamento, trasporto, recupero o smaltimento di rifiuti.
- Fattispecie o processo da esaminare: il processo può richiedere un confronto con gli artt. 255-bis, 255-ter e 256 del D.Lgs. 152/2006, secondo i fatti e le attività effettivamente coinvolti.
- Documento da verificare: registri di carico e scarico, formulari e altra tracciabilità disponibile, contratti, ordini, verifiche sulle autorizzazioni, deleghe, poteri di firma, evidenze amministrative e comunicazioni all’ODV.
Titoli abilitativi e prescrizioni
- Area di rischio: monitoraggio di scadenze, condizioni operative e prescrizioni applicabili all’attività dell’ente.
- Fattispecie o processo da esaminare: assegnazione del monitoraggio, approvazione degli interventi e gestione delle segnalazioni interne.
- Documento da verificare: AIA, AUA o altro titolo pertinente, prescrizioni, corrispondenza, verbali di riunione, piani di azione, deleghe e autorizzazioni interne.
Combustione o anomalia grave nella gestione dei rifiuti
- Area di rischio: gestione di rifiuti abbandonati o depositati in modo incontrollato e risposta organizzativa a un’anomalia.
- Fattispecie o processo da esaminare: l’art. 256-bis del D.Lgs. 152/2006 disciplina la combustione illecita di rifiuti; l’art. 256 riguarda attività di gestione svolte senza la prescritta autorizzazione, iscrizione o comunicazione.
- Documento da verificare: atto ricevuto, cronologia delle comunicazioni, registri, titoli pertinenti, contratti, deleghe vigenti, verbali ODV e documenti relativi alle decisioni adottate.
Conformità formale e sostanza probatoria
Una delega firmata, una procedura approvata o un verbale ODV dimostrano anzitutto l’esistenza di quei documenti. La verifica di sostanza chiede invece se il soggetto indicato avesse poteri coerenti con la decisione effettiva, se il controllo risulti tracciato, se le informazioni trasmesse all’ODV siano riconoscibili e se la documentazione amministrativa segua la stessa catena decisionale.
Un disallineamento ricorrente può riguardare la delega ambientale e i poteri usati per approvare fornitori, contratti o spese. Un altro può emergere quando il flusso verso l’ODV contiene informazioni generiche, senza indicazione dell’evento, dei documenti disponibili o delle azioni da esaminare. Sono incongruenze da verificare, non conclusioni sulla responsabilità dell’ente.
Il commercialista può svolgere una prima analisi dei documenti aziendali e ambientali disponibili, mettendo a confronto ruoli, flussi decisionali, controlli e documentazione amministrativa. Quando servono valutazioni tecniche o legali, alcuni passaggi possono richiedere professionisti abilitati in base al caso concreto.
Leggi anche: flussi ODV e art. 25-undecies nel Modello 231 ambientale.
Aggiornamento normativo e decisione operativa
Il D.L. 116/2025, convertito con modificazioni dalla L. 147/2025, ha modificato l’art. 25-undecies. Nel testo vigente, l’articolo include richiami agli artt. 255-bis e 255-ter del D.Lgs. 152/2006, disciplina le sanzioni pecuniarie dell’ente per le fattispecie richiamate e prevede, nei casi indicati, sanzioni interdittive in caso di condanna. L’aggiornamento rende ragionevole riesaminare la mappa dei processi e i protocolli collegati ai rifiuti.
Una prima valutazione documentale è utile prima di modificare deleghe, poteri o procedure, e quando occorre mettere ordine dopo un’ispezione, una prescrizione, un verbale o una contestazione. Per rendere la richiesta circostanziata, è utile indicare settore e siti coinvolti, presenza del Modello 231, deleghe ambientali, atti ricevuti, scadenze, verbali ODV, titoli abilitativi, registri rifiuti e documentazione contrattuale o amministrativa disponibile.
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